Ein ERP-System vergibt eine neue Sachnummer. Der Einkauf bestellt weiter dieselbe Lieferantenreferenz, zum Beispiel YK-WB-19G-35. Die Technik liest die neue Nummer und fragt, ob das Bauteil geändert wurde. Der Wareneingang vergleicht ein Etikett mit der alten Nummer und meldet eine Abweichung. Ohne ein Änderungsprotokoll bleibt unklar, welche Kennung sich geändert hat und welche nicht.
Dieser Artikel liefert ein solches Protokoll. Er legt keine Nummernsystematik fest, bewertet keine Zeichnung und ersetzt keine technische Prüfung. Er sorgt dafür, dass die offene Prüfung als offen sichtbar bleibt.
Drei Bezüge getrennt verwalten
In einem Bestell- oder Etikettendatensatz können drei unterschiedliche Bezüge nebeneinanderstehen:
- Interne Sachnummer des Käufers. Sie wird im eigenen System geführt. Im folgenden hypothetischen Beispiel ändert sie sich wegen einer Systemumstellung.
- Lieferantenreferenz (Original-PN). Sie stammt vom Lieferanten oder Hersteller und wird unverändert übernommen. Die hier verwendete YAKU-Referenz bezeichnet eine Katalogvariante mit 19 mm Nennbreite, 3,5 mm Drahtdurchmesser und verzinkter Oberfläche.
- Technischer Bezug: Zeichnungsnummer mit Revision, freigegebene Musterreferenz, vereinbarte Oberfläche. Er hält fest, auf welche Unterlagen sich die technische Bewertung bezieht und was gegebenenfalls freigegeben wurde.
Die GS1-Referenz der Application Identifiers liefert ein Beispiel für getrennte Datenfelder. Sie unterscheidet die „Customer part number“ (AI 241) ausdrücklich von der „Additional product identification assigned by the manufacturer“ (AI 240), der Handelsartikelnummer GTIN (AI 01) und der Chargen- oder Losnummer (AI 10) (GS1 Application Identifiers, Datensatz Version 1.2, Stand 26. Januar 2026). Daraus folgt keine Aussage darüber, ob YAKU GS1-Kennungen verwendet. Dieser Artikel verlangt weder eine GS1-Kennung noch eine bestimmte ERP-Nummernsystematik. Entscheidend ist der Grundsatz: Eine Kundensachnummer und eine Herstellerkennung sind getrennte Datenfelder, nicht bloß zwei Schreibweisen desselben Werts.
Das Änderungsprotokoll
Füllen Sie für jede Sachnummernänderung eine Zeile pro Kennung aus. Für die Kennungen in den Zeilen 1 bis 3 kennt die Spalte „geändert?“ drei Werte: ja, nein, unbekannt. Bei „unbekannt“ tragen Sie die offene Frage und die zuständige Person in Zeile 4 ein. Das Protokoll führt selbst keine Prüfung aus.
| Zeile | Kennung | Alt | Neu | Geändert? | Verantwortlich | Beleg |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Interne Sachnummer | ja / nein / unbekannt | Käufer (Stammdaten) | Änderungsbeleg im eigenen System, Datum | ||
| 2 | Lieferantenreferenz (Original-PN) | ja / nein / unbekannt | Lieferant / Hersteller | Letzte Auftragsbestätigung, Katalogstand | ||
| 3 | Technischer Bezug: Zeichnung + Revision, Musterreferenz, Oberfläche | ja / nein / unbekannt | Technik / Freigabe | Freigabedokument, Musterkennung | ||
| 4 | Offene technische Prüfung | – | Beschreibung | – | Technik | Wer prüft, bis wann, Ergebnisfeld bleibt leer |
Regeln für das Ausfüllen:
- Lautet Zeile 1 „ja“ und sind Zeilen 2 und 3 belegt unverändert, wird nur die interne Umnummerierung dokumentiert. Die zuständige technische Stelle entscheidet, ob weitere Prüfung nötig ist. Halten Sie deren Entscheidung fest. Eine Übergangsregel für Etiketten mit alter Sachnummer braucht eine eigene Bestätigung mit Verantwortlichem und Datum; sie ergibt sich nicht aus dem Protokoll.
- Zeile 2 „ja“ kann eine Umnummerierung beim Lieferanten oder eine andere Variante bedeuten. Lassen Sie den Grund bestätigen und prüfen Sie, ob sich der technische Bezug in Zeile 3 geändert hat. Leiten Sie Gleichheit oder Abweichung nicht allein aus der Nummer ab.
- Zeile 3 „unbekannt“ darf nicht in „nein“ umgeschrieben werden, nur weil Zeile 2 „nein“ lautet. Eine unveränderte Lieferantenreferenz sagt nicht, dass die zuletzt gelieferte Charge mit dem freigegebenen Muster verglichen wurde.
- Die Chargen- oder Losangabe auf dem Etikett wird zusätzlich und unverändert mit dem Wareneingangsbezug festgehalten. Sie bezeichnet eine Charge oder ein Los, nicht die Bauteildefinition und nicht automatisch eine bestimmte Lieferung; sie ersetzt keine der Kennungen in Zeilen 1 bis 3.
Hypothetisches Beispiel
Das folgende Beispiel ist redaktionell und beschreibt keinen YAKU-Kunden, keine Lieferung und keinen Prüfvorgang.
Ein Einkauf stellt sein Materialstamm-System um. Die Drahtschnalle, bisher intern „4711-0019“, erhält die Sachnummer „MET-019-035-G“. Bestellt wird weiterhin YK-WB-19G-35 (Katalog: 1.000 Stück je Karton).
| Zeile | Kennung | Alt | Neu | Geändert? | Beleg |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Interne Sachnummer | 4711-0019 (fiktiv) | MET-019-035-G (fiktiv) | ja | Systemumstellung, Datum |
| 2 | Lieferantenreferenz | YK-WB-19G-35 | YK-WB-19G-35 | nein | Letzte Auftragsbestätigung |
| 3 | Technischer Bezug | Zeichnung Z-fiktiv Rev. B, Muster M-fiktiv | Zeichnung Z-fiktiv Rev. B, Muster M-fiktiv | nein | Freigabedatum: ________ |
| 4 | Offene Prüfung | – | Zuständige Technik, Datum: ________; Entscheidung: ________ (weitere Prüfung erforderlich / keine weitere Prüfung erforderlich); Begründung: ________. Gesondert bestätigte Etikettenregel: ________. | – | Verantwortliche Person, Beleg und Datum |
Das Protokoll zeigt der Technik den belegten Stand in Zeile 3 und hält die noch nötige Entscheidung in Zeile 4 fest. Der Wareneingang sieht außerdem, welche Übergangsregel tatsächlich bestätigt wurde. Die unveränderte Lieferantenreferenz bleibt für die nächste Bestellung erhalten; eine Lieferungs- oder Anwendungsfreigabe entsteht dadurch nicht.
Was das Protokoll nicht leistet
Es ersetzt keine Musterfreigabe und keine Zeichnungsprüfung. Es bestätigt auch nicht, dass eine Lieferung mit dem Muster übereinstimmt; das bleibt Aufgabe des Wareneingangs anhand der vereinbarten Referenz. Wenn Zeile 2 oder 3 „ja“ oder „unbekannt“ lautet, klärt die zuständige technische Stelle die Auswirkung auf den bisherigen Stand und den nötigen Prüfumfang. Die Spezifikationsanleitung beschreibt, welche Angaben in die Anfrage gehören. Das ist die redaktionell vorgeschlagene Arbeitsweise, keine von GS1 vorgegebene Freigaberegel.
Senden Sie bei einer Änderung der Lieferantenreferenz das Protokoll mit Ihrer Anfrage. Das Formular bereitet eine Nachricht auf Ihrem Gerät vor; versandt wird sie erst, wenn Sie in WhatsApp selbst auf Senden gehen. Verfügbarkeit, Verpackung und Lieferzeit der YAKU-Variante werden mit dem Angebot bestätigt.