Stel dat een distributeur de eigen artikelcode 00127 gebruikt voor een stalen plaatclip van 12 mm die hij bij YAKU als YK-SC-12 bestelt. Als een CSV die code bevat en Excel hem bij de import als getal interpreteert, kan 127 verschijnen. Een exacte vergelijking met de oorspronkelijke code kan dan misgaan. Dit is een hypothetisch voorbeeld, geen vastgesteld klantincident of oordeel over een ERP-koppeling.
Dit artikel geeft een controlekaart met drie velden voor elke import. U legt de bronwaarde vast, kiest bewust hoe de code wordt geïmporteerd en leest het resultaat terug. De kaart voert geen import of herstel uit en is geen handleiding voor iedere Excel-versie.
Waarom rechtstreeks openen geen controle is
Microsoft beschrijft hoe Excel voorloopnullen en grote getallen behandelt. Een conversie naar een getal kan voorloopnullen verwijderen. Dezelfde pagina noemt instellingen voor automatische gegevensconversies in Excel voor Microsoft 365 en Excel 2024, ook voor Mac. Dat gedrag is dus niet bij iedere versie of instelling gelijk: dubbelklikken garandeert geen behoud, maar leidt evenmin altijd tot verlies.
Volgens Microsofts uitleg over tekst- en CSV-import gebruikt rechtstreeks openen de ingestelde gegevensinterpretatie. Dat het bestand zijn CSV-indeling houdt, bewijst niet dat de oorspronkelijke tekens zijn bewaard of dat de export al de juiste code bevat. Controleer daarom eerst de echte CSV-waarde, zonder de bron te overschrijven.
De controlekaart
Vul per import alle drie de velden in. Een leeg veld betekent dat de controle nog niet is vastgelegd. In de formulevoorbeelden hieronder is A2 de hypothetische codecel; gebruik in uw controle de werkelijke celverwijzing.
| Veld | Wat u vastlegt | Voorbeeld (hypothetisch) | Wat het niet bewijst |
|---|---|---|---|
| 1. Bronwaarde | Bestandsnaam en versie of datum van de oorspronkelijke CSV; de code in het bronsysteem én in de CSV-tekst; verwacht aantal tekens | Bronexport, voorbeeldversie: bron en CSV bevatten beide 00127, vijf tekens |
Niet hoe Excel de code zal interpreteren |
| 2. Importmethode | Excel-versie, importmethode, scheidingsteken en kolomtype; de code in de voorvertoning vóór laden | Artikelcode als Tekst; 00127 staat nog volledig in de juiste voorbeeldkolom; Huidige vervangen gekozen waar aangeboden |
Niet dat andere codekolommen goed zijn; controleer die afzonderlijk |
| 3. Teruglezen | Werkelijke codecel; exacte vergelijking met de CSV; teksttype en aantal tekens | A2 bevat 00127, exact gelijk aan de CSV; =ISTEKST(A2) geeft WAAR; =LENGTE(A2) geeft 5 |
Niet dat een latere bewerking of export de code behoudt; controleer opnieuw bij overdracht |
Lees de oorspronkelijke CSV in een platte-teksteditor en sla daar geen gewijzigde versie overheen op. Staat daar al 127, dan kan importeren als tekst niet bewijzen dat de code oorspronkelijk 00127 was. Haal de juiste code dan uit de verantwoordelijke bron en leg de afwijking vast.
Stap 2: tekst kiezen vóór laden
Gebruik de tekst/CSV-import via het tabblad Gegevens. Controleer in de voorvertoning dat het scheidingsteken de code en leveranciersreferentie in de bedoelde kolommen zet. Voor een puntkomma in de bron controleert u dus ook de puntkomma als scheidingsteken in deze import; hiervoor hoeft u geen algemene Windows-instelling te wijzigen.
Open de queryeditor via Bewerken of Gegevens transformeren, afhankelijk van de versie. Kies voor de codekolom het gegevenstype Tekst. Microsoft noemt vervolgens Huidige vervangen in het dialoogvenster voor het wijzigen van het kolomtype: kies die optie waar deze wordt aangeboden, zodat u niet alleen een tekststap achter een eerdere getalconversie toevoegt. Controleer daarna opnieuw dat 00127 al vóór het laden intact in de voorvertoning staat. Pas vervolgens Sluiten en laden toe en voer veld 3 uit. Leg de gebruikte versie en route vast; menunamen kunnen verschillen.
Staat in de voorvertoning alleen 127, geef dat resultaat dan niet door als gecontroleerde code. Ga terug naar de oorspronkelijke bron en importinstellingen. Een reeds verkorte waarde omzetten naar tekst maakt de ontbrekende tekens niet bekend. Bij vernieuwen worden querytransformaties opnieuw toegepast; lees het resultaat ook dan terug.
Stap 3: inhoud controleren, niet alleen het uiterlijk
Gebruik een aparte controlekolom voor de formules, zodat u de artikelcode niet overschrijft. Microsoft beschrijft ISTEKST als een test op tekst en LENGTE als een telling van tekens, inclusief spaties. Controleer naast die twee uitkomsten dat de code exact overeenkomt met de geïnspecteerde CSV-waarde. Vijf tekens kunnen immers ook een andere code zijn.
Links uitlijnen bewijst geen teksttype. Ook de mogelijkheid om ergens mee te rekenen is geen betrouwbare teksttest: andere functies kunnen numerieke tekst converteren. Een aangepaste getalnotatie zoals 00000 kan het uiterlijk veranderen terwijl de onderliggende waarde een getal blijft. Achteraf de opmaak Tekst kiezen of een notatie toepassen reconstrueert niet de oorspronkelijke code. Baseer herstel op de oorspronkelijke codebron; vul geen nullen aan alleen omdat het voorbeeld vijf tekens heeft.
Hypothetisch voorbeeld
Het volgende voorbeeld beschrijft geen YAKU-klant, order, levering of uitgevoerd Excel-onderzoek. De bron-CSV bevat de eigen codes exact zoals vermeld. De getalkolom toont een mogelijke uitkomst bij ingeschakelde getalinterpretatie; de laatste kolom toont de verwachte, afzonderlijk te controleren tekstuitkomst.
Een distributeur bestelt in het voorbeeld 30 dozen YK-SC-12 (catalogus: 1.000 stuks per doos) en 10 dozen YK-SC-16 (catalogus: 800 stuks per doos) onder de eigen codes 00127 en 00128.
| Regel | Eigen code in bron en CSV | Leveranciersreferentie | Bij getalinterpretatie (mogelijk) | Na gecontroleerde tekstimport (verwacht) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 00127 (vijf tekens) |
YK-SC-12 | 127 (getal) |
00127; ISTEKST: WAAR; LENGTE: 5; exact vergeleken |
| 2 | 00128 (vijf tekens) |
YK-SC-16 | 128 (getal) |
00128; ISTEKST: WAAR; LENGTE: 5; exact vergeleken |
De twee YAKU-referenties bevatten letters en koppeltekens, maar vormen nog steeds afzonderlijke velden die u op overeenkomst controleert. Het voorbeeld is geen garantie voor alle alfanumerieke codes of importbewerkingen. Bewaar de eigen code naast de leveranciersreferentie om de bedoelde koppeling per regel te kunnen vergelijken.
Wanneer u de kaart gebruikt
- Bij elke uitwisseling van artikellijsten met voorloopnullen, ook intern.
- Vóór u een prijslijst of ordermatrix doorstuurt: vraag de ontvanger de kaart terug te sturen met de echte terugleesresultaten in veld 3.
- Als een eigen code niet overeenkomt met de leveranciersreferentie: leg de afwijking vast en controleer de bron en import voordat u de oorzaak aan een levering toeschrijft.
De specificatiegids legt uit welke gegevens, naast de eigen code, het onderdeel eenduidig maken. Vermeld in uw aanvraag de YAKU-referentie naast uw eigen code; het formulier bereidt een bericht op uw apparaat voor en verzendt pas als u dat zelf doet. Vraag voor uw specifieke aanvraag bevestiging van verpakking, beschikbaarheid en levertijd.