Vous pouvez comparer un bon de livraison, une liste de colisage et une facture pour une livraison de composants de cerclage. Leurs nombres ne désignent pas forcément la même base : cartons, pièces ou unités de facturation dont la définition reste à préciser. Un « 40 » sans unité ne permet pas de conclure que les quantités concordent ou que la livraison est conforme.
Cet article propose une grille qui garde les trois bases séparées. Il ne calcule pas une facture, ne convertit pas des rouleaux en mètres et ne décide pas qu’une livraison est acceptée. Il rend visible ce qui a été observé, ce qui a été déclaré et ce qui est facturé.
Pourquoi trois bases
La page Packing List de l’International Trade Administration des États-Unis décrit une liste détaillant le contenu de chaque colis, avec les marchandises, poids et mesures correspondants. La présentation des documents d’exportation de l’ITA cite aussi les types et nombres de colis, les poids net et brut totaux en kilogrammes et, le cas échéant, les dimensions. Elle précise que la liste de colisage ne remplace pas la facture commerciale, qui indique les marchandises vendues et le montant à payer.
Ces repères américains servent de contexte documentaire ; ils ne prescrivent pas les documents requis pour votre opération ni les règles de facturation en Europe. La grille ci-dessous est une proposition rédactionnelle pour séparer les sources, pas une règle d’acceptation ou de conformité.
La grille
Une ligne par référence et par périmètre de livraison, avec les documents et dates concernés. Chaque champ de quantité contient un nombre et son unité écrite en toutes lettres, ou le mot « inconnu ». Une cellule vide n’est pas un zéro.
| Champ | Colonne A : quantité livrée (observée) | Colonne B : contenu du colis (déclaré) | Colonne C : quantité et unité facturées |
|---|---|---|---|
| Source | Comptage physique à la réception, par qui, à quelle date | Liste de colisage ou étiquette, référence du document | Facture, référence et numéro de ligne ; en l’absence de facture : inconnu |
| Nombre et unité | ex. « 40 cartons comptés, non ouverts » ou « 39 cartons + 1 carton ouvert, pièces non comptées » | ex. « 1 000 pièces par carton (déclaré) » | ex. « 40 cartons » ou « 40 000 pièces » ou « 40 unités de facturation (définition : inconnue) » |
| Ce que la cellule n’est pas | Pas un comptage des pièces lorsque seuls les cartons sont comptés | Pas une quantité vérifiée | Pas une quantité livrée |
| Inconnu admis ? | Oui : « pièces par carton non comptées » | Oui : « contenu non déclaré dans les documents examinés » | Oui : « facture absente ou unité de facturation non définie » |
Si un devis est disponible, gardez-le séparément comme base proposée, avec sa référence et sa date. Il ne remplit pas la colonne C à la place d’une facture.
Règle d’usage : on ne remplit jamais une colonne à partir des deux autres. Si la colonne B dit 1 000 pièces par carton et la colonne A dit 40 cartons comptés, la colonne A ne devient pas « 40 000 pièces » ; elle reste « 40 cartons, pièces non comptées ». Le produit 40 × 1 000 est une attente, pas une observation.
Exemple hypothétique
L’exemple suivant est rédactionnel ; il ne décrit ni un client YAKU, ni une livraison, ni une facture réelle.
Le service réception reçoit des boucles YK-WB-19G-35 (catalogue : 1 000 pièces par carton, 105 cartons par palette) et des rouleaux de feuillard tissé 19 mm (catalogue : longueur de rouleau sur demande). Les données du catalogue sont des références, pas des observations sur cette réception.
| Référence | A : quantité livrée (observée) | B : contenu du colis (déclaré) | C : quantité et unité facturées |
|---|---|---|---|
| YK-WB-19G-35 | 40 cartons comptés, non ouverts ; date et responsable : à renseigner | 1 000 pièces par carton (étiquette) | 40 cartons (facture, ligne 1) |
| YK-WS-19 | 6 rouleaux comptés ; date et responsable : à renseigner | Longueur par rouleau : inconnue (non déclarée sur l’étiquette) | 6 rouleaux (facture, ligne 2) |
Lecture de la grille : pour la première ligne, A et C concordent en cartons. B reste une déclaration non vérifiée. Un comptage physique des pièces peut être ajouté en A, avec sa date, sa source et le périmètre réellement compté ; le comptage de certains colis ne vaut pas comptage des autres cartons non ouverts.
Pour la seconde ligne, A et C concordent en rouleaux ; la longueur déclarée par rouleau reste inconnue en B et se demande séparément au fournisseur. La facture de cet exemple est exprimée en rouleaux : la grille n’invente pas un métrage facturé. Le nombre de cartons par palette du catalogue n’est ni un comptage reçu ni un minimum imposé à cette livraison. La concordance des nombres ne constitue pas, à elle seule, une acceptation de la livraison.
Que faire des écarts
- Pour la même référence et le même périmètre de livraison, des quantités différentes en A et C sur la même base signalent un écart à vérifier entre réception et facture. Conservez le comptage daté et les références documentaires, puis demandez une clarification ; la grille ne désigne pas l’origine de l’erreur.
- A et C sur des bases différentes : avant de conclure à un écart, demandez la définition de l’unité facturée et vérifiez la base des quantités comparées.
- B inconnu : demandez le contenu déclaré et consignez séparément tout comptage effectué, avec sa source et son périmètre.
Pour la comparaison des devis en amont, le guide unités et conditionnement explique comment garder l’unité du fournisseur visible. Pour la réception d’un échantillon de référence, voir le guide d’approbation. Si l’unité facturée n’est pas définie, reportez les éléments utiles de la grille dans votre demande ; le formulaire prépare un message sur votre appareil et n’envoie rien avant votre choix d’envoi. Le conditionnement, la longueur des rouleaux et la disponibilité des références YAKU sont à confirmer sur le devis applicable.